A Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) deu início nesta segunda-feira, dia 18, a um programa que mudará as relações entre sua administração central, pró-reitorias, secretarias, centros, departamentos, cursos e setores.
A partir de um investimento de R$ 1,5 milhão, a campanha "UFSC sem Papel" quer substituir o papel pelo meio eletrônico na expedição de memorandos, nos procedimentos internos e nos processos envolvendo todas as instâncias administrativas da instituição. A previsão é de que o investimento no sistema se pagará em seis meses.
O reitor Alvaro Toubes Prata enviou um memorando aos servidores da UFSC pelo Sistema de Controle de Processos Administrativos Digitais. O ato, simbolicamente, marcou o início de uma mudança cultural na instituição, que paulatinamente vai trocar o uso do papel pela digitalização de documentos.
A campanha tem o objetivo de "sensibilizar a comunidade universitária diante dos propósitos de sustentabilidade, transparência e integração em rede que possibilitam a implantação dos sistemas de gestão digitais que estão sendo implantados na UFSC".
Luiz Alberton, secretário de Planejamento e Finanças (Seplan), explicou como o sistema será implantado. "O processo é gradual, pois exige uma mudança de comportamento". A previsão é que em 2011 estará funcionando plenamente. A tarefa, considerada árdua, está a cargo das equipes da Seplan e da Proinfra. "O projeto resolverá gargalos e agregará valor à administração da Instituição, demandando uma atualização da legislação interna", completou.
Para o reitor Alvaro Prata, o programa "significa um processo a mais em direção à universidade que queremos no século XXI, uma instituição ágil, desburocratizada e preocupada com as questões de sustentabilidade ambiental, com a eficiência administrativa e com a transparência".
"Vamos ganhar em transparência e agilidade, reduzir as despesas e promover um avanço considerável na instituição", defende o pró-reitor de Infraestrutura (Proinfra) da UFSC, João Batista Furtuoso. "Muitas vezes, o documento em papel demora um dia para chegar ao destino, o que deixa de acontecer com o meio eletrônico. Agora, será possível enviar tudo em tempo real, acompanhar a tramitação e sobrar providências se houver algum tipo de emperramento. Também os pregões, que antes demandavam dezenas de folhas em papel, serão realizados eletronicamente".
A universidade treinou, até agora, cerca de 400 pessoas, que são usuárias diretas do sistema, por meio da Pró-Reitoria de Desenvolvimento Humano e Social. Foram desenvolvidos quatro sistemas de computação para atender as rotinas de tramitação de correspondências, solicitações, compras, almoxarifado e patrimônio. A estimativa é de que os sistemas vão ser operados, em média, por 500 pessoas, diariamente.
O pró-reitor de Infraestrutura informa que os órgãos de controle externo, como a Controladoria Geral da União (CGU), terão facilitada a tarefa de acompanhar os processos internos da Universidade. Ele admite que poderá haver alguma rejeição, pelo hábito arraigado de utilizar papel em todos os procedimentos burocráticos, mas aposta no efeito dos treinamentos, que vão continuar, e nas reuniões com os demais pró-reitores, diretores de centro e chefes de departamento, a quem caberá a tarefa de difundir e estimular a utilização do sistema.
Quase mil árvores
Em 2009, a UFSC usou 13.388 resmas de papel. São quase 6,7 milhões de folhas A4 utilizadas em memorandos e processos, que equivalem a 33,7 toneladas de celulose. Para isso seriam necessários 127 metros cúbicos de madeira, que resultam do corte de 924 árvores com mais de sete anos de vida. Nessa conta não estão incluídos os outros usos de papel A4, como as cópias e impressos de livros. Essa economia se refletirá ainda na diminuição do uso de cartuchos de impressora, que também demandam recursos financeiros e naturais.
A implantação do sistema está dentro dos objetivos da Universidade do Século XXI, conjunto de metas criado pela atual administração da instituição imediatamente após a posse, em maio de 2008. O blog da campanha éhttp://sempapel.ufsc.br/
Fonte: Assessoria de Imprensa da UFSC
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